Jak napisać regulamin programu lojalnościowego?

Regulamin jest bardzo istotnym elementem każdego programu lojalnościowego. Zawiera informacje o programie, które są istotne dla uczestników: dane organizatora, opis zasad programu, informacje o nagrodach itp. Dlatego ważne jest, żeby regulamin został odpowiednio przygotowany.

Co powinien zawierać dobry regulamin programu lojalnościowego?

Istnieje kilka elementów, na które warto zwrócić uwagę przy konstruowaniu regulaminu programu lojalnościowego dla klientów.

Dane organizatora programu

Regulamin powinien zawierać informacje o organizatorze programu lojalnościowego. Powinny się tu znaleźć podstawowe dane firmy: nazwa, adres oraz lista miejsc, w których klienci mogą skorzystać z oferty organizatora.

Dla kogo jest przeznaczony program lojalnościowy

Regulamin powinien zawierać informacje o tym, dla kogo jest on organizowany. Może to być na przykład stwierdzenie, że jest przeznaczony dla klientów korzystających z oferty organizatora. Mogą tutaj być zawarte dodatkowe warunki, które należy spełnić aby przystąpić do programu, np. wymaganie, żeby uczestnicy byli pełnoletni.

Nazwa programu

Dobrze jest nazwać program lojalnościowy. Nie jest to niezbędne, program może wziąć nazwę od nazwy organizatora. Dobra nazwa programu może jednak pomóc w utrwaleniu go w świadomości klientów. Poza tym umożliwi wyróżnienie programu w sytuacji, gdy organizator prowadzi więcej takich programów.

Zakres czasowy

Jeśli program ma określone ramy czasowe, powinny być ujęte w regulaminie. Jeśli organizator przewiduje organizację programu bezterminowo, to informacja taka powinna być podana.

Zasady programu lojalnościowego

Opis zasad programu jest jednym z najistotniejszych elementów regulaminu programu. Zasady powinny dokładnie określać warunki uczestnictwa, sposób przystąpienia do programu, dodatkowe warunki dla uczestników (o ile istnieją).

Niektóre programy lojalnościowe mogą przewidywać korzyści za samo przystąpienie do programu lub czynności nie związane z dokonywaniem zakupów przez klienta. Regulamin powinien określać takie korzyści i warunki ich udzielenia.

W przypadku punktowych programów lojalnościowych regulamin powinien dokładnie określać, za co uczestnicy mogą otrzymać punkty. Należy określić produkty, których zakup uprawnia uczestnika do otrzymania punktów. Regulamin powinien także zawierać jednoznaczną informację, ile punktów otrzyma klient za konkretne zakupy.

Niezbędnym elementem regulaminu jest informacja o korzyściach, jakie przysługują uczestnikom z tytułu brania udziału w programie lojalnościowym. Dla programów punktowych regulamin powinien zawierać listę nagród, na które uczestnik może wymienić punkty oraz wartości punktowe dla poszczególnych nagród. Jeśli nagród jest dużo albo ich lista może się zmieniać w czasie trwania programu lojalnościowego, w regulaminie może być zawarta informacja, gdzie klienci mogą znaleźć informację o nagrodach. Lista taka może być zamieszczona np. na stronie internetowej organizatora. W takim wypadku w regulaminie powinien się znaleźć odnośnik do tej strony.

Tryb rozpatrywania reklamacji

Dobrze skonstruowany regulamin programu lojalnościowego powinien zawierać informacje o sposobie, w jaki klienci mogą zgłaszać organizatorowi reklamacje dotyczące programu. W tym celu organizator powinien podać niezbędne dane kontaktowe dla reklamacji (np. e-mail, adres internetowy formularza reklamacyjnego lub adres pocztowy, na który należy kierować pisemne reklamacje). Regulamin powinien także określać termin rozpatrywania reklamacji przez organizatora.

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych

Jeśli w ramach prowadzonego programu lojalnościowego organizator przewiduje zbieranie i przetwarzanie danych osobowych uczestników, należy informacje o tym zamieścić w regulaminie. Zgodnie z wymogami RODO powinieneś poinformować, jakie dane zbierasz i przetwarzasz oraz w jakim celu to robisz.

Jak skonstruować dobry regulamin programu lojalnościowego?

Regulamin jest dokumentem przeznaczonym dla uczestników programu lojalnościowego. Przy jego konstruowaniu należy więc zadbać o to, żeby był on:

1. Wyczerpujący
   Dobrze zbudowany regulamin programu lojalnościowego powinien zawierać wszystkie informacje dotyczące programu lojalnościowego. Regulamin powinien być wystarczającym źródłem informacji dla klientów, którzy chcą poznać jego zasady.
2. Jednoznaczny
   Sformułowania użyte w regulaminie nie powinny zostawiać wątpliwości co do treści zapisów. Wszelkie nieścisłości, które mogą być niejednoznacznie interpretowane, mogą powodować trudności dla pracowników, którzy zajmują się obsługą systemu lojalnościowego. Poza tym możliwość dowolnej interpretacji treści regulaminu może powodować brak zaufania klientów i niechęć do wzięcia udziału w programie.
3. Czytelny
   Regulamin jest stworzony dla klientów, więc powinien być napisany możliwie jak najprostszym językiem. Klient nie powinien mieć trudności ze zrozumieniem tekstu.

Narzędzie do tworzenia regulaminu programu lojalnościowego

Jeśli organizujesz w swojej firmie program lojalnościowy, utworzenie jego regulaminu jest niezbędne. Możesz jednak uniknąć konieczności jego samodzielnego napisania. Decydując się na wdrożenie programu lojalnościowego przy wykorzystaniu platformy Klub Klienta, masz do dyspozycji narzędzie automatycznego tworzenia regulaminu programu.

Wystarczy, że w aplikacji Klub Klienta Manager wprowadzisz dane niezbędne do uruchomienia programu lojalnościowego: dane organizatora, adresy punktów sprzedaży, definicje punktów za zakupy oraz nagród w programie. Aplikacja na podstawie tych danych automatycznie wygeneruje kompletny regulamin programu. Regulamin ten jest natychmiast dostępny:

• na ekranie informacyjnym programu w panelu sprzedawcy;
• na ekranie informacji o programie w aplikacji do zbierania punktów Klub Klienta;
• w materiałach promocyjnych programu, które pobierzesz w aplikacji Klub Klienta Manager;
• na stronie internetowej programu lojalnościowego wygenerowanej przez system Klub Klienta.

Możesz zobaczyć, jak wygląda wzór regulaminu programu lojalnościowego w naszych przykładach. W tym celu skorzystaj z funkcji przetestowania aplikacji.